Posteingang
Jede Anfrage wird gelesen, verstanden und eingeordnet. Fragen zu Produkten, Preisen, Verfügbarkeit oder Öffnungszeiten beantwortet das System auf Grundlage Ihrer Daten.
ErgebnisRoutinefragen in Minuten beantwortet
Routine ist kein Beruf.
Yildstar Systems übernimmt die wiederkehrende Arbeit in Ihrem Unternehmen – Kundenanfragen, Terminvereinbarungen, Bestellungen. Mit derselben Sorgfalt, mit der Ihr Team sie bisher erledigt hat. Und mit der Gewissheit, dass bei allem Besonderen weiterhin ein Mensch entscheidet.
Abb. 1 — Der Weg einer KundenanfrageSchematische Darstellung
01Ausgangslage
Fünf Minuten pro Anfrage. Rechnen Sie selbst.
Jede einzelne Antwort ist schnell geschrieben. In der Summe binden wiederkehrende Fragen nach Preisen, Verfügbarkeit, Terminen und Status aber einen erheblichen Teil der Arbeitszeit – Zeit, die für Beratung, Verkauf und die eigentliche Arbeit fehlt.
Das System arbeitet im Hintergrund an jedem Tag des Monats – auch abends und am Wochenende.
Tippen Sie auf eine Zahl und tragen Sie Ihre Werte ein
Bereich 25 – 100
Minuten je Antwort× 5
Bereich 25 – 31
Arbeitszeit im Monat≈ 63 Std.
bei 30 € je Stunde≈ 1.875 €
Das entspricht ≈ 7,8 vollen Arbeitstagen à 8 Stunden – jeden Monat.
Noch nicht eingerechnet
- Antworten in Minuten statt Stunden
- Erreichbar rund um die Uhr
- Gleichbleibende Qualität jeder Antwort
- Keine vergessenen Anfragen
- Weniger Stress im Team
- Wöchentlicher Bericht für die Leitung
02Leistungen
Sechs Bausteine. Ein System.
Wir richten einen digitalen Assistenten ein, der mit Ihrem Wissen, Ihren Produkten und Ihrem Kalender arbeitet. Er erledigt die Routine – und übergibt alles Besondere an Ihr Team.
Terminvereinbarung
Terminwünsche werden erkannt, mit Ihrem Kalender abgeglichen und gebucht, verschoben oder abgesagt – inklusive Bestätigung an Ihren Kunden.
ErgebnisTermine ohne Hin und Her
Bestellannahme
Bestellungen per E-Mail werden erfasst, mit dem Bestand abgeglichen und als fertige Bestätigung vorbereitet. Ihr Team gibt sie mit einem Klick frei.
ErgebnisBestellung fertig vorbereitet
Freigabe durch Ihr Team
Fehlt eine Information oder ist ein Fall heikel, entsteht ein vollständiger Antwortentwurf mit Begründung. Ihr Team prüft, ergänzt und sendet.
ErgebnisPrüfen statt schreiben
Aussortierung
Werbung, Spam und automatische Abwesenheitsnotizen werden erkannt und abgelegt. Im Posteingang bleibt, was Aufmerksamkeit verdient.
ErgebnisEin Posteingang ohne Ballast
Wochenbericht
Jeden Montag erhält die Geschäftsleitung eingesparte Stunden, Antwortzeiten, Termine und Bestellungen – jede Zahl aus dem tatsächlichen Betrieb.
ErgebnisEntlastung schwarz auf weiß
03Arbeitsweise
Eingerichtet in Wochen, nicht in Monaten.
Wir arbeiten mit erprobten Bausteinen statt mit Einzelentwicklungen. Das macht die Einführung planbar – und den Betrieb stabil.
I.
Woche 1
Analyse
Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns an, welche Anfragen täglich eingehen und wo die meiste Zeit verloren geht.
II.
Woche 1–2
Einrichtung
Produkte, Preise, Abläufe und häufige Fragen werden anhand einer strukturierten Checkliste hinterlegt. Sie legen fest, was automatisch laufen darf.
III.
Woche 2–3
Probebetrieb
Das System arbeitet mit echten Anfragen, Ihr Team sieht jede Antwort vorab. Erst wenn alles sitzt, geht es in den Betrieb.
IV.
Laufend
Betreuung
Wir überwachen das System, pflegen Änderungen ein und zeigen Ihnen jede Woche, was es geleistet hat.
04Grundsätze
„Was das System nicht sicher weiß, entscheidet ein Mensch.“
I
Keine erfundenen Antworten
Der Assistent antwortet ausschließlich mit Informationen, die Sie hinterlegt haben. Fehlt etwas, wird nicht geraten.
II
Ihre Regeln gelten
Sie bestimmen, welche Anliegen automatisch beantwortet werden und welche immer über Ihren Tisch gehen – etwa Reklamationen oder neue Bestellungen.
III
Eine Antwort, nicht drei
Auch bei mehreren Anliegen erhält Ihr Kunde genau eine vollständige, gut lesbare Antwort.
IV
Messbar statt versprochen
Der Wochenbericht zeigt transparent, wie viel Zeit das System gespart hat – berechnet aus dem tatsächlichen Betrieb.
V
Datenschutz von Beginn an
Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Verarbeitung nur der nötigen Daten und Kennzeichnung KI-gestützter Antworten.
VI
Persönlich betreut
Sie haben eine feste Ansprechperson in Berlin – von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb.
—Für wen
Für Unternehmen, bei denen sich Fragen wiederholen.
Branche 01
Handel & E-Commerce
„Ist der Artikel noch lieferbar?“
„Wie lange dauert die Lieferung?“
Preise, Bestand, Lieferzeiten und Bestellungen – beantwortet auf Grundlage Ihres Sortiments.
Branche 02
Büros & Dienstleister
„Haben Sie Donnerstag Vormittag einen Termin frei?“
„Welche Unterlagen soll ich mitbringen?“
Termine, Abläufe und Leistungsfragen – auch außerhalb Ihrer Bürozeiten.
Branche 03
Immobilien & Makler
„Ist die Wohnung noch verfügbar?“
„Wann kann ich besichtigen?“
Objektfragen und Besichtigungstermine – damit mehr Zeit für ernsthafte Interessenten bleibt.
?Häufige Fragen
Was Unternehmen vorher wissen möchten.
01Ersetzt das System meine Mitarbeiter?
Nein. Es nimmt Ihrem Team die wiederkehrende Routine ab. Beratung, Reklamationen und alles Besondere bleiben in menschlicher Hand – mit deutlich mehr Zeit dafür.
02Was passiert, wenn das System eine Antwort nicht weiß?
Dann antwortet es nicht auf gut Glück. Ihr Team erhält einen fertigen Entwurf mit dem Hinweis, was fehlt oder geprüft werden sollte. Ihr Kunde bekommt trotzdem genau eine vollständige Antwort.
03Wie lange dauert die Einrichtung?
In der Regel zwei bis drei Wochen, inklusive Probebetrieb mit echten Anfragen. Den Großteil der Arbeit übernehmen wir – von Ihnen brauchen wir vor allem Ihr Wissen über Produkte, Abläufe und häufige Fragen.
04Funktioniert das mit meinem Postfach und Kalender?
Ja. Das System arbeitet mit gängigen E-Mail-Postfächern und dem Google Kalender. Ihre Kunden schreiben weiter an die gewohnte Adresse, Sie müssen keine neue Software einführen. Weitere Anbindungen klären wir im Erstgespräch.
05Wie steht es um den Datenschutz?
Wir schließen mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Verarbeitet werden nur die Daten, die zur Bearbeitung einer Anfrage nötig sind; KI-gestützte Antworten werden gekennzeichnet.
06Was kostet das?
Sie zahlen eine feste monatliche Pauschale nach Umfang – ohne Kosten pro Anfrage. Im Erstgespräch rechnen wir gemeinsam durch, wie viel Zeit Sie sparen, und Sie erhalten ein konkretes Angebot.
05Kontakt
Sprechen wir über Ihre Abläufe.
In einem kostenlosen Erstgespräch von etwa 30 Minuten sehen wir uns Ihre Anfragen an und zeigen Ihnen ehrlich, was sich automatisieren lässt – und was nicht. Persönlich in Berlin oder per Video.
Mit freundlichen Grüßen
Muhammed Enes Yildiz
Inhaber · Yildstar Systems